e-Defter Zorunluluğunuz Var Mı?

Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu gereği tutulması zorunlu olan e-defter, işletme verilerinin doğruluğunun, kaynağının ve bütünlüğünün garanti altında tutulmasından sorumludur.

Gelir İdaresi Başkanlığı yayınlamış olduğu Vergi Usul Kanunu ile e-defter geçiş kapsamını yıldan yıla daraltmaktadır. Son yayınlanan VUK ile belirlenen şartlar şu şekildedir:

• 2021 hesap dönemi için 4 milyon TL ve üzeri brüt satış hasılatı olan işletmeler 1 Ocak 2023 tarihine kadar e-defter uygulamasına geçiş yapmalılardır.
• 2022 ve müteakip dönemler için 3 milyon TL ve üzeri brüt satış hasılatı olan işletmeler 1 Ocak 2024 tarihine kadar e-defter uygulamasına geçiş yapmalılardır.

Bunların yanında, sektör bazında farklı şartlar da bulunmaktadır. Sektör bazlı e-defter zorunluluğu hakkında bilgi almak isteyen herkes, internet sitemizin girişinde bulunan testi doldurarak, e-defter zorunluluğu olup olmadığını öğrenebilir.

İşletmelerin kullandıkları yevmiye defteri ve defter-i kebir olarak bilinen defterler, e-defter olarak kullanılmaya başlanabilir.

E-defter beratı basitçe, e-defterin bir özetinin mali mühür ile imzalanması ve mükellef tarafından Gelir İdaresi Başkanlığına (GİB) beyan edilmesidir. Daha sonra GİB, bu e-defter özetini mühürler ve mükellefe geri gönderir. Böylece Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından onaylanmış e-defterler kayıt altında tutulur.

GİB’in e-defteri mühürlemesi ve mükellefe göndermesi, mali denetimden geçildi anlamı taşımaz. Sadece e-defterin zamanında ve usule uygun şekilde GİB’e gönderildiğini gösterir. Verilerin doğruluğu ve uygunluğu özelinde denetim süreci devam eder.

Şubeler için e-defter beratlarının gönderim sırası önemlidir. Şubeli yapısı bulunan işletmelerin defter beratı olarak önce merkezinkini göndermesi gerekir. Bununla beraber tüm şubelerin beratları gönderilmeden önce, merkezin sonraki dönem beratı gönderilmemelidir. Bu sıraya uyulmadığı durumlarda GİB, önceki dönem şube beratlarını kabul etmez.

E-defter yevmiye kayıtlarının tamamında belge tipinin yer almasına gerek yoktur. Açılış – kapanış gibi işlemlerde belge türünün girilmemesi gerekir. Belgeye dayanmayan işlemlerde, muhasebe fiş kayıtlarında belge tipi, tarih ve numara bilgileri girilmez.

Aynı anda iki türlü defter tutmak mümkün değildir. 1 Sıra No’lu Elektronik Defter Genel Tebliği’nde yer alan bilgilere göre, defterlerini dijital ortama taşıyan işletmeler, bir yandan da matbu defter tutmaya devam edemezler.

Evet. Gönüllü olarak e-defter uygulamasına başvuru yapmak mümkündür. Başvuru süreci veya şartları, zorunluluk dahilinde olan mükelleflerden farksızdır.

E-defter uygulamasına geçiş yapmak isteyen işletmelerin aşağıda yer alan şartları taşımaları gerekmektedir:

• Gerçek kişi mükelleflerin, elektronik sertifika veya mali mühür temini yapmış olmaları,
• Tüzel kişi mükelleflerin, mali mühür temin etmiş olmaları,
• E-defterin tutulması, kaydedilmesi, saklanması, onaylanması ve ibrazında, mükellefin kullanacağı yazılımın onaylı olması gerekir.

Gönüllü olarak e-fatura kullanmaya başlayan işletmeler, e-defter kullanmak zorunda değildir. Ancak zorunlu olarak e-fatura kullanmaya başlayan işletmeler için e-defter geçiş şartları tıpkı e-fatura zorunluluğunda olduğu gibi geçerlidir.

Zaman damgası, mali mühüre benzer şekilde imzalanan veri dosyasının evrensel zamana göre imzalandığını ve değiştirilemez olduğunu ortaya koyan bir sertifika türüdür. E-defterin hangi zaman aralığında hazırlandığını ispatlayabilmek amacıyla kullanılmaktadır.

Örneğin e-defter zamanında hazırlanmıştır ancak GİB’e gönderme sürecinde teknik sıkıntılar yaşanmıştır. Böyle durumlarda e-defter eğer önceden zaman damgası ile mühürlendiyse, yasal süreler çerçevesinde beratın oluşturulduğu ispatlanmış olur. Bu yüzden e-defter beratında zaman damgası kullanılır.

Gelir İdaresi Başkanlığı sadece ilgili e-deftere dair mali mühürlü berat ya da beratları almaktadır. E-defter muhasebe kayıtları GİB’e gönderilmez.

İşletme e-defter için başvuru yaptıktan sonra, kullanılan entegratör program üzerinden merkez veya şube ayrımları yapılarak e-defterler oluşturulabilir. Dolayısıyla her şube için ayrı ayrı başvuru yapmaya gerek yoktur.

E-defter kullanabilmek için işletmeler için 3 yol bulunmaktadır:

• GİB Portal kullanmak
• İşletmenin kendi yazılımını GİB’e entegre hale getirmek
• DİA Yazılım gibi bir özel entegratör kullanmak

E-defter başvurusu yapacak olan işletmeler, kendilerine ait mali mühre sahip olmalıdır. Gerçek kişiler, mali mühür ya da elektronik imza ile başvuru yapabilirler.