E-Defter Nedir? E-Defter Hakkında Bilinmesi Gereken Her Şey

E-defter, yasal zorunluluklar gereği tutulması gereken yevmiye ve kebir defterlerinin elektronik dosya şeklinde hazırlanarak kaydedilmesi prosedürüne dayanan bir sistemdir. Geleneksel matbu defterlerinin elektronik ortama aktarılmasıyla oluşturulan bu sistem, mali kayıtların daha güvenli, hızlı ve kolay bir şekilde tutulmasını sağlar.

Söz konusu uygulamaya geçtikten sonra işletmeye ait muhasebe kayıt içeriklerinin GİB’e (Gelir İdaresi Başkanlığı) gönderim zorunluluğu da ortadan kalkar. Sadece kayıt bilgilerinin özeti olan e-defter beratının gönderilmesi yeterli olur.

Sistemi kullanan mükellefler ikiye ayrılır. Birincisi, zorunluluk kapsamında e- deftere geçmiş olan mükellefler, diğerleri ise uygulamayı gönüllü şekilde kullananlardır. Devletin açıkladığı kapsama göre yıllık brüt satış limitinin aşılması halinde zorunlu e-fatura kullanıcısı olursunuz. Süreci takip eden sene başı itibariyle ise e- deftere geçiş işlemlerinizi mutlaka tamamlamanız gereklidir.

1 Sıra No’lu Elektronik Defter Genel Tebliğ içerisindeki koşullara karşılık gelen gerçek ve tüzel kişiler, e-defter kullanıcısı olabilir. Kayıtlar ise GİB’in belirlediği standart formatta hazırlanmaktadır. Bu sistemi kullanan kurumlar, sürece başladıkları andan itibaren matbu defterleri adına kapanış onayı yaptırmakla yükümlüdürler.

Tebliğe göre uygulamaya geçiş yapmış olan mükellefler, edefter.gov.tr’de belirtilen format ve standartlara uygun şekilde aylık dönemlerde e-defter hazırlamalı, daha sonra bu kayıtları arşivlemelidir. Dahil olunan ay itibariyle defterlerin matbu hallerinin de tutulmaması gerekir. VUK’un 219. maddesine göre defter kaydı yerine geçecek olan dosyaların, elektronik defter kayıtlarıyla birlikte depolanarak istenildiğinde de ilgili birimlere ibraz edilmesi zorunludur.

Aynı zamanda e-defter berat dosyalarının da yasal süresi içinde gönderilmesi büyük önem taşır. Ancak yasal süresi aşılan dosyalar da müteselsil sıralı şekliyle GİB sistemine sonradan yüklenebilir. Fakat geç bildirim durumunda özel usulsüzlük cezası uygulandığı unutulmamalıdır.

E-Defter Nedir?

E-defter, VUK ve TTK’ya göre zorunluluğu bulunan tüm defterlerin dijital ortamda dosya biçiminde hazırlanmasını sağlayan bir uygulamadır. Bu sayede herhangi bir baskıya ihtiyaç duyulmadan kaydedilebilen elektronik belgeler, dosyaya ait tüm bilgilerin güvence altında tutulmasını sağlayarak gerekli durumlarda ispat aracı olarak kullanılabilir hale gelir.

E-defterler onaylatılmak amacıyla GİB’e gönderilmemektedir. E-defter beratları, uygulama üzerinden GİB’e gönderilir ve onaylatılır.

E-Defter Beratı

Tebliğlere göre belirlenen defter dosyasının özetini içeren, usul ve esasları Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayınlanan dosyalara, e-defter beratı denir. Bu dosyaların geçerli olabilmesi için defter, firma ve mali müşavir bilgileri başta olmak üzere tüm vergi detaylarıyla birlikte mali mühürle imzalandıktan sonra mükellef tarafından GiB’e beyan edilir.

Berat, mali mührün defterle olan ilişkisini ispatlaması açısından önemli bir detaydır. Mükellefler, e-defterlerini mali mühürle onaylatarak gerekli beratını yapmış olurlar. GİB’in de kendi beratını bu sisteme yüklemesiyle artık berat dosyası oluşum aşaması tamamlanmış olur. Tüm bu adımlarla defter üzerindeki bilgilerin değiştirilmemesi gerektiği sağlanmış olur.

Berat, aynı zamanda, elde olan defterlerin yasal süreç kapsamında hiçbir şekilde değiştirilemeyeceğini temin eden önemli bir belgedir. Matbu defterdeki noter onayı genel bilgilerini de kapsamaktadır. Bu dökümanın içerisinde e-defterin elektronik imza değeri ve Gelir İdaresi Başkanlığı’nın imzası bulunur.

Defter üzerinde daha sonra herhangi küçük bir detayın bile değiştirilmesi durumunda kendi imzanız ile beratta yer alan imzalar birbirini tutmayacaktır. Mevcut imzalar, değişiklik yapılan yeni işlemi ve defterin yeni halini kesinlikle doğrulamayacağı için yeni işlem geçersiz sayılacaktır.

E-Defter Uygulaması Kimleri Kapsar?

Uygulama, ciro ya da fatura tutar sınırlaması gerekmeksizin elektronik ortamda defter hazırlamak, kaydetmek, arşivlemek ve ibraz etmek isteyen hem gerçek hem de tüzel kişileri kapsamaktadır.

5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununa ekli cetvellerde yer alan firmalar beraberinde iktisadi kamu kuruluşları, bu uygulamadan yararlanmak zorunda değildirler, ancak isterlerse sistemi kullanabilirler. VUK Genel Tebliği kapsamında usul ve esasları belli olan Defter Beyan Sistemi dışında kalan mükellefler de isterlerse bu uygulamaya geçebilirler.

İlginizi Çekebilir:   Gider Pusulası Nedir? Hangi Durumlarda Düzenlenir?

E-Defter Uygulamasına Geçiş Süresi Nasıl Olur?

Uygulamaya geçişte ilgili entegratör listesine göz atarak GİB’in mevzuatlarını detaylı şekilde inceleyebilirsiniz. Formu doldurduktan sonra aşağıda yer alan belgeler ve adımlarla birlikte başvurunuzu gerçekleştirebilirsiniz;

  • Ön koşul olan Mali Mühür veya Zaman Damgası temin edilmeli
  • Uyumluluk onaylı bir yazılım tercih edilmeli
  • Uygulamanın formatına göre mevcut programınız güncellenmeli
  • Eğer mükellef elektronik defteri saklayacak ise en uygun arşivleme opsiyonu seçilmeli

E-Defter Başvurusu Nasıl Yapılır?

Sadece elektronik ortamda gerçekleştirilen başvuru sırasında izlenebilecek olan yöntemler arasında tüzel kişi ya da gerçek kişi bakımından bazı farklılıklar olabilir.

  • Sistemde tüzel kişi olarak geçen mükellefler, www.edefter.gov.tr üzerindeki başvuru formu taahhütnamesindeki bilgileri doldurmalıdırlar. Mükelleflerin başvuruyu gerçekleştiren işletmenin sahip olduğu mali mühürle onay işlemlerini devam ettirmeleri gerekir.
  • Mükellef gerçek kişiler ise aynı şekilde www.edefter.gov.tr adresindeki başvuru formu ve taahhütnameyi doldurduktan sonra onlara ait mali mühür ya da elektronik imzayla onay vermek durumundadırlar.

Defterlerini elektronik ortamda hazırlayıp göndermek isteyen kişiler, tüm e-defter işlemlerini GİB’den uyumluluk onaylı bir yazılımla yapmalıdırlar.

Başvuru süreci şu aşamaları içerir;

  • Mali mühür ve zaman damgası
  • Uyumluluk onaylı bir yazılıma sahip olmak
  • Halihazırda kullanmakta olduğunuz programın formata göre güncelleme yapması
  • Mükelleflerin elektronik defteri saklamak istemeleri durumunda tercih edebilecekleri uygun bir depolama seçeneği

E-Defter Kullanımı Neden Zorunludur?

Vergi Usul Kanunu hükümlerince ilgili kurumlar, vergi mükellefleri olduklarından gerçekleştirdikleri her türlü finansal işlemi kayıt altına almakla yükümlüdürler. Bu sayede hem hızlı hem de düzenli denetim sağlanmış olur. Bu uygulama sayesinde vergi başta olmak üzere birçok denetim faaliyeti özelinde standart veri üretimi gerçekleşmiş olur.

E-Defter Uygulamasının Önemi Nedir?

Dijital süreçlerin hayatımızın değişmez bir parçası haline gelmesiyle yasal zorunluluklar da devlet kanalındaki web siteleri ve uygulamalar aracılığıyla elektronik ortamda gerçekleştiriliyor. Hem kullanım hem de denetim ve düzenleme kolaylığı sağlayan bu sistemler arasında elektronik defter oldukça önemli bir yere sahiptir.

Günümüzde yaygın şekilde kullanılan XBRL tabanlı uygulamalar; kurumlara şeffaflık, denetim ve raporlama alanında yeni ufuklar açar. Ayrıca bu sisteme geçmenin temel amaçları aşağıdaki gibidir;

  • Defter kayıtlarının oluşturulmasına dair yükümlülükleri, her geçen gün gelişmekte olan teknolojiye ve ihtiyaçlara uygun şekilde güncellemek
  • Matbu aşamasının temel süreçlerini, baskı, noter onayı ve saklama yükümlülüklerini ortadan kaldırmak
  • Mükellef hizmetleri ve idari çalışmalara yeni açılımlar kazandırmak
  • Elektronik denetime en uygun olabilecek alt yapıyı oluşturmak
  • Uzaktan denetimi kolaylaştırmak
İlginizi Çekebilir:   Gider Pusulası Nedir? Hangi Durumlarda Düzenlenir?

E-Defter Uygulamasının Avantajları

E-defter ile, mali süreçler başta olmak üzere tüm iş süreçlerinizi ve kayıtlarınızı yalnızca tek bir tuşla GİB standartlarına uygun olacak şekilde hazırlamanız mümkündür. DİA e-defter uygulamasının mükelleflere sağladığı özel avantajlar arasında aşağıdakiler bulunur:

  • Ekonomik Süreç Yönetimi

Sayfa adedi özelinde matbu basıma gerek kalmaz, ayrıca notere onaylatma işlemine de ihtiyaç duyulmaz. Bu uygulama ile kâğıt basımından notere, kartuştan yazıcı ve postalamaya kadar pek çok operasyonel süreci ortadan kaldırabilir, birçok masraf kaleminde tasarruf sağlayabilirsiniz.

  • Verimli İşleyiş Süreci

Manuel işlemlere ihtiyaç kalmadan bu uygulama sayesinde hem çok hızlı bir şekilde defter hazırlayabilir hem de olası bir hata yapılması durumunda anlık olarak düzenleme işlemi gerçekleştirebilirsiniz. Bu sayede çalışanların zamanlarını verimli ve etkin bir şekilde kullanmalarına destek vermiş olursunuz.

  • Güvenli Arşivleme

Dijital dönüşümün en popüler uygulamalarından olan e-defter uygulamasıyla hazırlanan ve düzenlenen defterler, kaybolmaz ya da zarar görmez, DİA platformda güvenli şekilde belirlenen yasal süreler boyunca saklanır. Bu dosyalara dilediğiniz zaman ve tarih dilimine göre tekrar ulaşabilirsiniz.

  • Uluslararası Uyum

Sistemde uluslararası formata uygun olarak hazırlanan belgeler, özellikle çok uluslu kurumların hem çalışma ve düzen hem de uyum prensiplerine uygun bir işleyişe sahiptir.

  • Doğaya Dost Yaklaşım

Sürekli düzenlenen, matbu olarak hazırlanan defterler için ağaçların kesilmesine gerek kalmaz ve uygulama ile doğaya dost bir yaklaşım benimsenmiş olur.

  • Hızlı Entegrasyon

Uygulama, hızlı veri akışına sahip olan ERP’nin yanı sıra e-ticaret ve banka entegrasyonuyla da dikkat çeker.

E-Defter Sistemi Hakkında Sık Sorulan Sorular

E-defter zorunluluğu ve başvuru süreçlerine dair merak edilen tüm detayları bu bölümde sizler için derledik. Mükelleflerin bilmesi ve uygulaması gerekenlerin yanı sıra kapsamın detayları için DİA ile iletişime geçebilir, geniş çözümler sunan hizmetlerimizden hemen yararlanabilirsiniz.

E-Defter Zorunluluğuna Uymamanın Cezası Nedir?

Zorunlu olduğu halde sisteme geçmeyenler, bazı cezai hükümlere tabi tutulur. Bu cezalar Vergi Usul Kanunu gereğince ilgili kişilere uygulanır. Açılış başta olmak üzere onay işlemini gerçekleştiremeyenler için, defterin bulunmaması ya da önceden herhangi bir kaydı içermemesi halinde, 300 günden az adli para cezası kesilir.

6102 sayılı TTK’nın 562. maddesi gereğince hem açılış hem de belirtildiği şekilde tasdik işlemlerini yaptırmayan mükelleflerin 4 bin TL idari para cezası ödemeleri gerekir.

Kimler E-Defter Mükellefi Olarak Kabul Edilir?

Her yıl GİB tarafından yapılan düzenleme ve güncellemelerle e-dönüşüm sistemleri kapsamı dönem dönem genişletilmektedir. 22 Ocak 2022’de yayımlanan GİB Tebliğ içeriğine göre ilgili mükelleflerin zorunlu olarak sisteme geçiş yapmaları gerekir. Bu tebliğde yapılan güncellemelerle e-defter uygulamasına geçiş tarihi ise 1 Ocak 2024 olarak belirlenmiştir. Ciro limitine göre sisteme geçiş yapması gereken ve e-defter mükellefi kabul edilenler şu şekildedir;

  • 2021 yılı ile sonraki dönemlerde brüt ciro hasılatı 4 milyon TL ve üzerinde olan gerçek veya tüzel kişiler
  • E-datura uygulamasına geçme zorunluluğu bulunanlar
  • TTK’nın 397. maddesi dördüncü fıkrası gereğince bağımsız denetime tabi olan firmalar
  • Sektörlerden bağımsız 2022 ve sonrasında brüt satış hasılatı 3 milyon TL üzerindeki kurumlar
  • 2020-2021 hesap dönemlerinde 1 milyon TL üzerinde hasılata sahip gayrimenkul, imalat, alım ve satım, motorlu taşıt ya da kiralama işi yapanlar, bu işlemler özelinde aracı olanlar
  • 2020 veya 2021 yıllarında elde ettiği ciro değeri 1 milyon TL ve üzerinde olmak üzere satış yapan veya e-Ticaret ile uğraşanlar
  • Ticarette aktif iş yapan kişiler
  • Ciro sınırı olmadan 22 Ocak 2022 tarihi sonrasında e-defter uygulaması zorunluluk kapsamına girenler, tebliğ yayını sonrası hizmete başlayanlar ve 2022’de e-faturaya zorunlu geçiş yapan konaklama konseptli otellerde hizmet verenler

GİB Web Sitesi Üzerinden E-Defter Başvurusu Nasıl Yapılır?

‘’E-defter başvurusu nasıl yapılır?’’ sorusu, başvuru aşamasındaki mükelleflerin en çok merak ettiği konulardandır. https://uyg.edefter.gov.tr/edefterbasvuru web adresi üzerinden aşağıdaki başvuru adımlarını takip ederek işlemlerinizi tamamlayabilirsiniz.

  1. GİB, e-Defter Canlı Ortam Entegrasyon Başvurusu sayfası üzerinde bulunan formu doldurun.
  • E-Defter Uygulaması Başlangıç Tarihi bölümünde tercih edeceğiniz tarih önemlidir. Tarihte dikkat edeceğiniz detay, elektronik defter sorumluluğunun başladığı günü seçmek olmalıdır.
  • Uyumlu yazılım alanında, uyumlu yazılımlar veya özel entegratörlerin yazılım programlarının isimlerinin yer aldığı detaylar listelenir. Buradan ilgili programı işaretleyin.
  • Forma özgü diğer alanlarda kurum bilgileriniz istenir. Gereken bilgileri eksiksiz ve doğru tamamladığınızdan emin olun.
  1. Formu tamamladıktan sonra en son aşamada mali mühür imzanızı ekleyerek başvurunuzu tamamlayın.
  • Başvurunuzun başarıyla gerçekleştirildiğinden emin olmak için http://www.edefter.gov.tr/edefterbasvurusorgulama.html adresi üzerinden mutlaka sorgulama yapın. Sorgulama sonucuna göre sistem başarılı başvurulara ait bilgileri iletecektir. Eğer “Başarılı başvuru bulunamadı” ibaresi geliyorsa, tekrar başvuru ekranına dönüş yapıp, işlemlerinizi yeniden gerçekleştirin.

E-Defter Başvurusu Ücreti Var Mıdır?

Kullanıcılar, e-defter uygulamasıyla veya web servis üzerinden herhangi bir ödeme gerçekleştirmeden beratlarını iletebilirler.

DİA ile E-Defter Uygulamasına Geçiş Nasıl Olur?

Bulut tabanlı teknolojileriyle DİA, size yalnızca tek bir platform sayesinde bütün E-Defter uygulaması süreçlerinizi internetin bulunduğu her ortamdan kolaylıkla yönetebilme imkanı sunar. DİA ile e-Defter ve beratlarınızı kolay şekilde oluşturup hızla GİB’e gönderebilirsiniz. Yapılan değişikliklere veya güncellemelere daima uyum sağlayan bir platform olan DİA, hızlı ve düzenli bir defter regülasyonu oluşturmanın güvenli bir seçeneğidir.

Genel formata sahip dosyaları manuel olarak yükleyebilirsiniz. Sistem, önceki dönemlere ait tüm defterleri yüklemeye ya da arşivlemeye de olanak tanır. Kamu ve özel işletmelerin arasında üstün uyum performansıyla hızlı bilgi aktarımı sağlar. Dünya çapında kabul görmüş standartlara göre e-defterlerinizi oluşturabilir, düzenleyebilir, arşivleyebilir ve bulut bilişimle verilerinizi otomatik olarak yedekleyebilirsiniz..

DİA, işletmelerin e-defter uygulamasına geçme zorunluluğu sürecinde müşterilerine sınırsız destek sunmaktadır. Uygulamadan entegrasyona, teknik konulardan eğitime kadar her konuda çözümler sağlayarak işletmelerin geçiş süreçlerine kolaylıkla adapte olmasına yardımcı olur. Aynı zamanda danışmanlık gibi kapsamlı hizmetleriyle de işletmelere istedikleri dönemlerde rehberlik etmektedir. DİA ile e-defter işlemleri ve daha fazlası için bizimle iletişime geçebilirsiniz.

    Bilgi Formu

    DİA ile dakikalar içinde e-defter kullanıcısı olabilirsiniz.

    Bilgi için hemen formu doldurun, sizi arayalım.