e-Defter Zorunluluğu

E-Defter Zorunluluğu Nedir? 

Vergi mükellefi olan kurumlar gerçekleştirdikleri tüm maddi hareketleri kayıt altına almalıdır. Kurum ve kuruluş sahibi olan mükelleflerce en çok merak edilen konu “e-defter nedir?” sorusudur. Vergi Usulleri Kanunu’nun yanı sıra Türk Ticaret Kanunu tarafından da firmalar için tutulması şart koşulan e-defter, hem büyük defterlerin hem de yevmiye defterlerinin dijital ortamda hazırlanması ve arşivlenmesi için geliştirilen uygulamadır. 

Elektronik imzayla beratların otomatik şekilde GİB’e (Gelir İdaresi Başkanlığı) de iletildiği bir prosedür olan bu uygulamaya geçildiğinde işletmelerin muhasebe kayıtlarının içeriğini GİB’e gönderme zorunluluğu da ortadan kalkar. Yalnızca kayıt bilgilerinin özetinin yani e-defter beratının gönderilmesi yeterlidir.

İki tür e-defter kullanıcısı vardır. Bunlardan biri, zorunluluk kapsamında e-deftere geçiş yapan mükellefler, diğeri ise uygulamayı gönüllü olarak kullananlardır. Devlet tarafından açıklanan yıllık brüt satış limitini aşmanız halinde zorunlu e-Fatura kullanıcısı olursunuz ve takip eden yıl başı itibariyle de e- Deftere geçişinizi tamamlamanız gerekir.

1 Sıra No’lu Elektronik Defter Genel Tebliği içerisindeki şartlara uyan hem gerçek hem de tüzel kişiler, e-defter tutabilirler. Kayıtlar, GİB tarafından belirlenmiş olan standart formatta oluşturulur. Bu sistemi kullanan firmalar, uygulamayı kullanmaya başladıkları ilk andan itibaren kağıt defterleri adına kapanış tasdiki yaptırmak zorundadır. Söz konusu uygulama da kayıt tutma ve gerekirse denetlenme işleyişinin elektronik ortamda yürütülmesini sağlar.

Başvuru aşamasında izlenecek adımlar şu şekildedir;

• Web sitesi üzerinden başvuru formu ve taahhütname doldurulmalıdır. İşlemi gerçekleştirenin mükellef tüzel kişi olması halinde kurumun mali mührüyle onay verilmeli, gerçek kişi olması durumunda da kendi mali mührü ya da elektronik imza ile onay vermelidir. 

Başvuru aşamaları:

• Mali mühür ya da zaman damgası
• Uyumluluk onaylı yazılım edinmek
• Seçilen programın e-defter formatına uygun şekilde düzenlenmesi
• Arşivleme için uygun depolama yöntemi seçilmesi

E-Defter Zorunluluğuna Geçiş Şartları Nelerdir?

E-defter’e geçiş zorunluluğu kapsamında sisteme geçiş sürecinde başvuru işlemlerini online olarak www.edefter.gov.tr üzerinden gerçekleştirebilirsiniz. Başvuru yapmak için izlemeniz gereken adımlar aşağıdaki gibidir;

• Mali mühür ya da zaman damgasına sahip olmak
• Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından uyumluluk onaylı bir yazılımla süreci yürütmek
• Halihazırda kullanmakta olduğunuz programı, e-defter formatına göre güncellemek

Başvuruda uygulanması gerekli olan adımlar tüzel veya gerçek kişiye göre farklılık gösterebilmektedir. Tüzel kişi olma durumunda başvuru sayfasındaki başvuru formu taahhütnamesi doldurulmalıdır. Eğer gerçek kişi başvuracaksa yine başvuru sayfasındaki başvuru formu taahhütnamesini doldurulmalıdır. Sizin kendinizin mali mühür ya da e-imza ile onay vermeniz gerekmektedir.

E-Deftere Geçiş Zorunluluğunun Kapsamı? 

Tebliğe göre söz konusu uygulamaya geçenler; edefter.gov.tr’de duyurulan format, standartlara uygun olarak aylık dönemler bazında e-defter’i oluşturmalı ve saklamalıdır. Dahil olunan ay itibariyle söz konusu defterlerin kâğıt ortamında tutulmaması gerekir. Bu şekilde tutulan defterlerin hiç tutulmamış sayılacağı unutulmamalıdır. Vergi Usul Kanunu’nun 219. maddesinde belirtilen ve defter kaydı yerine sayılacak olan belgelerin, e-defter kayıtlarıyla birlikte saklaması, istenildiğinde ilgili mercilere ibraz edilmesi gerekir. 

Ayrıca e-defter berat dosyaları yasal süresi içinde gönderilmelidir. Ancak yasal süresi aşılan dosyalar da sonradan müteselsil sıralı olarak GİB sistemine yüklenebilir. Ancak geç bildirimden dolayı özel usulsüzlük cezası uygulanır.

DİA ile E-Defter Uygulamasına Geçiş 

DİA’nın sunduğu bulut tabanlı teknolojiler sayesinde tek platform aracılığıyla sistemdeki bütün işlerinizi internet erişiminin bulunduğu her ortamdan kolaylıkla yönetebilirsiniz. Mevcut defter datanızla DİA sayesinde kolaylıkla e-defter ve beratlarınızı oluşturabilir, bu belgeleri Gelir İdaresi Başkanlığı’na gönderebilirsiniz.

Yeni gelen değişiklikler ya da güncellemelere anlık olarak uyum sağlayan ve güvenilir bir  platform olan DİA e-defter sayesinde hem hızlı hem de düzenli bir defter regülasyonu oluşturmak mümkündür. Genel formatlı dosyaları manuel yükleme imkanı sunar. Bu sistem, geçmiş döneme ait defterleri yükleme ve arşivlemenize olanak tanır. 

Uygulamanın kamu ya da özel işletmeler arasındaki bilgi aktarımı son derece uyumludur. Dünya çapındaki standartlar çerçevesinde e-defterlerinizin düzenlenmesini, depolanmasını ve bulut teknolojisiyle verilerinizin otomatik yedeklenmesini sağlayabilirsiniz.

DİA, kurumların söz konusu sisteme geçiş süreçlerinde büyük destek sağlamaktadır. Uygulama, entegrasyon aşaması ve teknik konular özelinde çözümler sunarak işletmelerin bu geçişe kolaylıkla adapte olmasına yardımcı olmaktadır. Aynı zamanda eğitim ve danışmanlık gibi kapsamlı hizmetleriyle de işletmelere rehberlik eder.

E-Defter Kimler İçin Zorunludur? 

• 2021 yılı vergi dönemleri kapsamında brüt ciro hasılatı 4 milyon TL ve üzerindeki hem gerçek hem de tüzel mükellefler
• E-fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunan mükellefler
• TTK’nın 397. maddesi dördüncü fıkrasına göre bağımsız denetime tabi şirketler

E-Defter Zorunluluğu Olan Sektörler

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından her yıl yapılan düzenlemeler sayesinde e-dönüşüm sistemlerinin kapsamı genişlemeye devam etmektedir. 22 Ocak 2022 tarihinde yayımlanan GİB Tebliğ kapsamına göre mükelleflerin bu sisteme geçmeleri zorunludur. Bu tebliğe göre e-defter uygulamasına geçiş yapması gereken mükellefler şunlardır:

• Sektörlerden bağımsız olarak 2022 yılı ve sonraki dönemlerde brüt satış cirosu 3 milyon TL veya üzeri olan mükellefler
• 2020 ya da 2021 hesap dönemlerinde 1 milyon TL ve üzerinde cirosu bulunan gayrimenkul, imalat, alım-satım, motorlu taşıt veya kiralama işleri yapan, bu gibi işlemler için aracı olan mükellefler
• 2020 veya 2021 yıllarında elde ettiği ciro değeri 1 milyon TL ve üzerinde satış yapan e-Ticaret mükellefleri
• Ticarette aktif şekilde iş yapan mükellefler
• Ciro sınırı fark etmeksizin 22 Ocak 2022 tarihinden sonra e-defter kapsamına girenler, tebliğ yayınlanması sonrasında faaliyete başlayanlar ve 2022 yılında e-fatura sistemine zorunlu olarak geçiş yapan konaklama hizmetli otellerin mükellefleri

E-Defter Zorunluluğu Olmayan Mükellefler 

• 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununa ekli cetvellerde bulunan idare, kurum ile kuruluşların yanı sıra iktisadi kamu kuruluşları, söz konusu uygulamadan yararlanmak zorunda değildir ancak isteğe bağlı olarak bu sistemi kullanabilirler.
• VUK Genel Tebliğinde usul ve esasları belirlenmiş olan Defter Beyan Sistemi kapsamı dışındaki mükellefler de zorunlu olmadıkları halde isterlerse bu uygulamaya dâhil olabilirler.

E-Defter Zorunluluğu Sorgulama 

E-defter’e geçme zorunluluğu için elektronik başvuru sorgulamasında dikkat edilmesi gerekenler şunlardır;

• Elektronik başvuru formunda “İRTİBAT KURULACAK KİŞİYE AİT BİLGİLER” alanındaki soyadı hiçbir değişiklik yapılmadan soyadı kısmına yazılmalıdır.
• E-posta adresinin olduğu alana elektronik başvuru formundaki “İRTİBAT KURULACAK KİŞİYE AİT BİLGİLER” deki e-posta adres bilgisinin aynısı yazılmalıdır.
• GİB sistemi, yalnızca başarılı başvuruların bilgilerini göstermektedir. Başvurunuzu gerçekleştirdiğiniz halde sistem üzerinden “Başarılı başvuru bulunamadı” uyarısı görüntülerseniz başvuru ekranına tekrar dönüp başvuru yapmalısınız.
• İlk sorgulamanızın devamında yeniden bir sorgu yapacaksanız ‘Temizle’ butonuyla önceki sorguda girdiğiniz bilgileri silebilirsiniz.

E-Defter Zorunluluğu Hakkında Sıkça Sorulan Sorular 

Defter zorunluluklarına dair merak edilen tüm soruları, bu bölümde sizler için ele aldık. Daha fazlası için DİA ile iletişime geçebilir, ayrıcalıklı hizmetlerimizden yararlanmaya başlayabilirsiniz.

E-Defter Kullanmanın Avantajları 

DİA ile e-defter kullanmanın birden fazla avantajı vardır. Bunlardan birkaçı;

• Güvenli İşleyiş

Dijital dönüşümle birlikte gelen bu sistem sayesinde hazırlanan ve düzenlenen defterlerin tamamı platformda güvenli şekilde saklanır.

• Verimli Çalışma Süreçleri

Manuel işlemleri gölgede bırakan bu uygulama ile defterleri hem daha hızlı hazırlayabilir hem de herhangi bir hata yapılması halinde hızlıca düzenleyebilirsiniz. Bu sayede çalışanların zamanlarını daha verimli ve etkin şekilde kullanmaları mümkün hale gelir.

• Masraflarda Tasarruf

Kâğıt baskısı, noter onay masrafları, kartuş israfı, yazıcı ve postalama gibi operasyonel süreçleri ortadan kaldırarak pek çok masraf kalemlerinde tasarruf sağlamış olursunuz.

• Doğayı Koruyucu

Çevresel problemlerin başında gelen kağıt israfı ve atıklarının oluşmasının önüne geçer. Defterlerin elektronik şekilde hazırlanması, ağaçların korunmasının yanı sıra karbon salınımının azaltılmasına destek olur. Söz konusu uygulamalar aracılığıyla doğaya katkı sağlamanız mümkündür. Bu sebeple e-defter, ekolojik bir uygulamadır.

• Kullanıcı Dostu Arayüz

Bulut tabanlı DİA sayesinde e-defter süreçlerinizi kusursuz bir şekilde yönetebilirsiniz. Kullanıcı dostu ara yüze sahip olan uygulamayı uzun soluklu bir eğitime gerek kalmadan rahatlıkla kullanabilirsiniz.

• Hatasız ve Hızlı Gönderim Ayrıcalıkları

DİA e-defter üzerinden, GİB tarafından belirlenen standartlara ve formata göre defterlerinizi kolaylıkla oluşturabilirsiniz. Veri oluşumunda problem yaratabilecek her detayı sistemsel kontrollerle önleyebilir, dijital ortamda hazırladığınız e-defterlerinizi karşı tarafa hızlıca gönderebilirsiniz.

• Arşivleme Kolaylığı

Binlerce dosya arasında kaybolmak ve arşiv odalarında yorgun düşmek söz konusu sistem ile ortadan kalkar. Bu uygulama sayesinde tüm verileriniz dijital ortamda depolanır ve yıl bazlı dönüp bakmak istediğiniz tarihteki defterlere ulaşmanız mümkündür. Üstelik verileriniz yasal süre boyunca depolanmaya devam ettiği için ayrıca yedekleme yatırımı yapmanıza gerek kalmaz.

• PDF Olarak İndirme Kolaylığı

Defterlerinizi PDF dosya formatında bilgisayarınıza ya da akıllı telefonlarınıza indirebilir, verilerinizin dönemsel akışlarının kontrolünü yapabilirsiniz.

• Rahat Erişim

Bu uygulamaya her zaman istediğiniz yerden online olarak erişebilir, işlemlerinizi kolaylıkla gerçekleştirmenin rahatlığını yaşayabilirsiniz.

• Mevzuata Uyumlu

GİB tarafında yapılan mevzuat değişikliklerinden kaynaklı doğabilecek eksiklikler de DİA sayesinde giderilmiş olur çünkü her yeni değişiklik eş zamanlı biçimde güncellenir. Mevzuata uyumlu olarak ideal formatta işlemlerinizi gerçekleştirebilirsiniz.

• Entegrasyonu Hızlı

Kullanmakta olduğunuz, işlerinizi yürüttüğünüz diğer tüm ERP ve muhasebe yazılımlarıyla kusursuz şekilde entegre olmasının yanı sıra onlarla uyumla çalışır.

• 7/24 Destek Konforu

İhtiyaç duyduğunuz her an DİA’daki uzman ekipler, 7/24 hizmetinize hazırdır. Dakikalar boyunca bekletilmeden en hızlı şekilde üst düzey müşteri memnuniyeti standartlarında destek almanız mümkündür.

E-Deftere Geçmemenin Cezası Var mıdır?

Zorunluluk olduğu halde bu sisteme geçiş yapmayanlar için belirlenmiş olan bazı cezai hükümler bulunur. Bu cezalar, Vergi Usul Kanunu gereğince uygulanır. Açılış ve onay işlemini gerçekleştirmeyenler, defteri olmayanlar veya öncesinde bir kayıt bile açmamış olanlar; 300 günden az olmak üzere adli para cezasına tabi tutulur.

E-Arşivi Kullananlar da Bu Uygulamaya Geçmeli midir? 

Bilindiği gibi normalde e-Fatura uygulamasına zorunlu geçen mükelleflerin e-defter uygulamasına da geçme zorunluluğu bulunur. e-Fatura uygulamasına tabi olanlar e-Arşiv mükellefi de olduklarından e-Arşiv’e zorunlu geçiş mükelleflerin de e-defteri kullanmaları mecburidir.

Serbest Bölgede E-Defter Zorunluluğu Var mıdır? 

Serbest bölgede faaliyeti bulunan mükelleflerin Vergi Usul Kanunu hükümleri gereğince defter tutarak belge ve kayıt düzenine uyum sağlamaları zorunludur. Hazine ve Maliye Bakanlığı, serbest Bölgeler Kanununun 6’ncı maddesi ile mükelleflerin hem tutmakla zorunlu oldukları defterler hem de düzenleyecekleri belgelere ilişkin olarak VUK hükümlerine bağlı olmaksızın düzenlemeler için yetkilidir. 

Serbest bölgede faaliyet gösteren mükellefler, ister Türk ister yabancı para birimiyle gerçekleştirdikleri tüm işlemlerini, işlem günü Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası döviz alış kuruyla ilgili para birimine çevirmelidirler. 

İhracat İşlemlerinde E-Defter Zorunlu mudur?

E-fatura uygulamasına kayıtlı olmayan ve zorunluluk şartını taşımayan, ihracat yapan mükelleflerin söz konusu uygulamaya geçme zorunluluğu yoktur. 

Serbest Meslekte E-Defter Zorunluluğu

Serbest meslek erbaplarının mesleki faaliyetlerine yönelik tüm tahsilatları özelinde düzenledikleri belge türü serbest meslek makbuzu şeklinde geçer. Serbest meslek makbuzu, kılavuzdaki belgeler arasında bulunmadığından belge türü olarak “other” seçilir ve açıklama kısmında “serbest meslek makbuzu” ibaresiyle kayıt gerçekleştirilir. Belge numarası ve tarihin de girilmesi zorunludur.

E-Deftere Geçmemenin Cezası Nedir? 

6102 sayılı TTK’nın 562. maddesi uyarınca açılış ve tasdik işlemlerini yaptırmayan mükellefler, 4 bin TL idari para cezası ile cezalandırılırlar. Defterlerin bulundurulmaması ya da herhangi bir kayıt içermemesi halinde sorumlular için 300 günden az olmamak üzere adli para cezası hükmü uygulanır.