İşletmelerin dikkat etmesi gereken konulardan birisi de envanter defteri tutmaktır. Ticaret hayatındaki her işletme için envanter defteri zorunluluğu belli başlı kanunlar çerçevesinde belirlenmiştir. Özellikle de yeni işletmelerin bu defter konusunda neler yapmaları gerektiği, nelerin kaydedilmesi gerektiği ve tasdik gerektiren konuları iyi bilmeleri çok önemlidir.
Türk Ticaret Kanunu’nun 64. maddesi, ticari işletmeler için önemli bir yükümlülük olan defter tutma zorunluluğunu içerir. Bu yükümlülükler arasında “envanter defteri nedir?” sorusunun cevabını da bulabiliriz. Envanter defteri, bir ticari işletmenin varlıklarını, alacak ve borç durumlarını kayıt altına almak için kullanılan, ciltli ve sıra numaralı bir defterdir. Bu defter, işletmenin kuruluş döneminde ve her hesap dönemi sonunda düzenlenir. Envanter defterlerinin tutulması gereken hesap dönemleri 12 ayı geçmemelidir. Vergi Usul Kanunu da, ticari faaliyet gösteren işletmelerin bu defterleri düzenli olarak tutmalarını ve hesap dönemi sonundan itibaren 3 ay içinde kayıtlarını yapmalarını zorunlu kılar. Bu düzenlemeler, işletmelerin mali durumlarının şeffaf ve düzenli bir şekilde takip edilmesini sağlar.
Envanter Defterinin Faydaları Nelerdir?
Envanter defterlerine, belirli tarih aralıklarında borçlar, alacaklar ve varlıklar kaydedilir. Bunlara örnek vermek gerekirse, makine ve ekipmanlar, stoklar, binalar, araçlar, ofis malzemeleri gibi örnekler sıralanabilir. Envanter defterleri sayesinde işletmelerin finansal durumları hakkında çok sayıda önemli veriye erişebilmek mümkün olur. Bir işletmenin hangi ürünü daha çok satılıyor, hangi stoklar azalmış durumda ya da hangi varlıkların tamire, yenilenmeye ihtiyacı var, görülebilir.
Envanter defterleri aynı zamanda işletmelerin mali tabloları, vergi beyannameleri ve diğer finansal belgeleri için önemli bir kaynak görevi görür. Böylece işletmenin mali durumu daha doğru hesaplanır, varlıkları daha doğru değerlendirilebilir.
Envanter Defteri Nasıl Tutulur?
Envanter defterleri, işletmeler varlıklarını devam ettirebilmesinde kritik rol oynar. Bu nedenle “envanter defteri nasıl yazılır?” sorusu sıklıkla sorulmaktadır. Bu defteri tutma sürecinde yapılması ve dikkat edilmesi gerekenler şunlardır:
- Envanter kategorilerini belirleme: Öncelikle envanterin kategorileri belirlenmelidir. Örneğin bir perakende işletmesi kategorilerini giyim, aksesuar, elektronik olarak belirleyebilir.
- Envanter başlangıç değerini belirleme: İşletme kurulduğunda, mevcut envanterin başlangıç değeri belirlenebilir. Böylece sahip olunan mal ve hizmetlerin toplam değeri ortaya çıkar.
- Her bir varlığı kaydetme: Her envanter kalemi ayrı ayrı kaydedilmelidir. Böylece kaydedilecek envanterin adı, miktarı, birim fiyatı, toplam değeri ya da son onarım tarihi girişi yapılabilir.
- Değişiklikleri güncelleme: Yeni malzeme veya ürün alımları yapılırken veya mevcut envanterden satışlar gerçekleşirken güncellemeler yapılabilir.
- Malların alış ve satış fiyatlarını belirleme: Her bir envanter kaleminin satış ve alış fiyatları belirlenebilir. Böylece kâr hesabı yapılabilir.
- Sayım yapma: Belirli aralıklarla fiziksel envanter sayımı yapılarak, kayıtların gerçeklik durumu kontrol edilebilir.
- Envanter değeri güncelleme: Her sayımın ardından, sayım sonuçlarına göre envanter değeri güncellenebilir. Güncellenmiş envanter değeri kaydedilir ve finansal raporlara yansıtılabilir.
- Eksik ve hasar bildirimi: Envanterde eksikler veya hasarlar varsa, bunlar kaydedilir ve gerektiği zamanlarda düzeltmeler yapılabilir.
- Düzenli olarak kontrol etme: Belirli aralıklarla söz konusu defter gözden geçirilmelidir. Böylece hata veya tutarsızlık olması halinde ortaya çıkarılabilir.
- Yıl sonu değerleme: Envanter değeri yıl sonunda gözden geçirilir. Gerekli durumlarda düzeltmeler yapılır. Böylece finansal raporların doğruluğu sağlanır.
Defter tutulurken unutulmaması gereken bir diğer önemli nokta, defterin titizlikle ve doğru bir şekilde tutuluyor olmasıdır. Böylece ilgili defter, işletmenin finansal durumunu doğru yansıtır ve vergi beyannameleri doğru hazırlanabilir. Tüm bunlar söz konusu defteri tutarken yapılabilecekler üzerineydi. Gelin şimdi birlikte envanter için defter tutmanın kurallarına göz atalım.
Envanter Defteri Tutmanın Kuralları
İşletmelerin finansal kayıtlarını düzenli ve doğru bir şekilde tutmalarını sağlamak için envanter defteri tutmanın kuralları, oldukça önemlidir. Bu kurallar, kayıtların şeffaflığı ve doğruluğunu artırarak işletmelerin mali durumlarını net bir şekilde yansıtmalarına yardımcı olur:
- Dil ve Para Birimi: Envanter defterleri Türkçe dilinde tutulmalıdır ve para birimi olarak Türk Lirası kullanılmalıdır. Ancak, Türkçe kayıt şartıyla, diğer dillerde de kayıt yapılabilir.
- Kayıtların Zamanlaması: Deftere girilen kayıtların zamanları belirtilmeli ve düzenli bir sıra izlenmelidir. Bu, kayıtların takibini ve anlaşılmasını kolaylaştırır.
- Düzen ve Netlik: Kayıtlar arasında satır atlama, boşluk bırakma veya paragraf başı gibi işlemler düzenli bir şekilde yapılmalıdır. Rakamlar, harfler ve semboller net ve düzenli olmalıdır.
- Matbu Kullanım: Eğer dijital defter yerine matbu defter kullanılıyorsa, sayfaların koparılması gibi hatalardan kaçınılmalıdır.
- Kayıt Zaman Dilimleri: Faaliyetler, muhasebenin işleyişini bozmayacak ve anlaşılırlığını kaybetmeyecek şekilde zamanında kaydedilmelidir. Kayıtların 10 günden fazla geciktirilmemesi önerilir.
- Muhasebe Standartlarına Uygun Düzeltmeler: Deftere kaydedilen bilgiler, muhasebe standartlarına uygun olarak düzeltilmelidir. Yanlış düzeltme yöntemleri kullanılmamalıdır.
- Yetkili İmzası: Yetkili imzası gerektiren kayıtlar, 45 günden fazla gecikmeden kaydedilmelidir.
- Kayıtların Korunması: Defter üzerindeki kayıtların üzerini çizmek veya eski kayıtları ortadan kaldırmak gibi işlemler yapılmamalıdır.
- Dijital veya Matbu Tercihi: Bir defteri dijital ortamda veya matbu olarak tutma kararı, işletmelerin tercihine bağlıdır. Özellikle %100 bulut teknolojisi üzerinden hizmet veren DIA gibi yazılımlar, e-defter zorunluluğu süreci konusunda önemli avantajlar sunabilir.
Yukarıdaki kurallar, defterinin doğru, güvenilir ve yasal gerekliliklere uygun bir şekilde tutulmasını sağlamak için tasarlanmıştır. İşletmelerin bu kurallara sıkı sıkıya uyması, mali işlemlerinin şeffaflığını ve doğruluğunu artırarak uzun vadede işletmenin sağlıklı bir finansal yapıya sahip olmasını destekler.
Envanter Defterine Hangi Bilgiler Kaydedilir?
Türk Ticaret Kanunu’nda envanter defteri tutma zorunluluğu açıkça anlatılmış ancak, içerisine nelerin kaydedilmesi gerektiği detaylandırılmamıştır. Bununla beraber, işletmelerin envanter defterlerini eksik tutmasının herhangi yararı yoktur. Dolayısıyla iyi bu tür bir defter tutuyor olmak için aşağıda yer alan bilgiler düzenli olarak deftere kaydedilebilir:
- Açılış ve kapanış mizanları
- Gelir tablosu ve bilanço
- Stok envanter listesi
- Bütün senet bilgileri
- Teminatlar ve depozitolar
- Demirbaş listeleri ve amortismanlar
- Menkul kıymetler, bono, tahvil ve hisse senetleri
- Kredi ödemeleri ve planları (Gelecek yıla devreden)
- Gelecek yıla devreden gelir ve gider tahakkukları
Envanter Defteri Ne Zaman Tasdik Ettirilir?
Envanter defterleriyle ilgili zorunluluklardan birisi de tasdik ettirme zorunluluğu olarak karşımıza çıkar. VUK 221. madde Tasdik Zamanı başlığı ile yer alır ve bu başlık altında şartlar belirlenmiştir:
- Faaliyetlerini sürdüren işletmeler için defterin kullanılacağı yılın öncesinde yer alan son ay,
- Maliye Bakanlığının hesap dönemini belirlediği şirketler için defterin kullanılacağı hesap döneminden önceki son ay,
- Durdurduğu faaliyetleri tekrar başlatan işletmeler, var olanlardan ayrı yeni bir mükelleflik durumu kazanan işletmeler veya sınıf değişikliği yaşayan işletmeler, tüm bu saydığımız durumların yaşanmasından önce,
- Vergi muafiyeti kalkan işletmeler, muafiyetin bitiminden itibaren 10 gün içerisinde,
- Tasdik edilecek defterin sayfalarının bitmesi ya da başka nedenlerle yıl içerisinde yeni defter kullanmak zorunda kalanlar, yeni defter kullanmaya başlamadan önce eskisini tasdik etmek zorundadır.
Öte yandan kullandığı defteri ertesi yıl da kullanacak olan işletmeler Ocak aylarında, hesap dönemi Maliye Bakanlığınca belirlenmiş olan işletmeler de, belirlenen dönemin ilk ayında tasdiklerini yapmak durumundadır.
Önceki yazımıza https://www.edefterzorunlulugu.com/gider-pusulasi-nedir-hangi-durumlarda-duzenlenir/ linkinden ulaşabilirsiniz.
