İş dünyasında özellikle vergi mükellefi olmayan taraflar arasında gerçekleşen satın alma işlemlerinin resmi olarak kayıt altına alınmasını sağlayan belgeye gider pusulası denir. “Gider pusulası nedir?” sorusuna cevap olarak bu belgenin, alışverişin tarafları, ürün veya hizmetin niteliği, miktarı ve fiyatı gibi temel bilgileri içerdiğini söyleyebiliriz. Örneğin bir işletme vergi mükellefi olmayan bir bireyden hizmet satın aldığında, bu işlemi resmiyete dökmek için gider pusulası düzenler. Belgenin kullanımı, işlemlerin şeffaflığını ve mevzuata uygunluğunu garanti altına alır. Bu belge, hem alıcı hem de satıcı için mali işlemlerin kanıtı olarak işlev görür. Ayrıca olası vergi incelemelerinde veya hukuki süreçlerde e-deftere geçiş zorunluluğu gibi, yapılan işlemlerin yasallığını ve doğruluğunu ispatlamada oldukça etkili bir rol oynar. Fatura düzenleme yetkisi olmayan kişi veya kurumlar tarafından da kullanılabilir. Bu pusulada; işlemin tarafları, tarih, ürün veya hizmetin detayları, miktar ve fiyat gibi önemli bilgiler yer alır. Bu bilgiler, işlemin doğruluğunu ve geçerliliğini kanıtlamak için gereklidir. Dolayısıyla söz konusu belge hakkında bilgi sahibi olmak, iş dünyasında mevzuata uygunluk ve mali şeffaflık açısından büyük önem taşır.
Gider Pusulasının Düzenlendiği Durumlar
Pusulanın gider işlemleri sırasında düzenlenmesi gereken durumlar, genellikle vergi mevzuatı ve işletme muhasebesi kuralları çerçevesinde belirlenir. Bunlar aşağıdaki gibidir:
- Vergi Mükellefi Olmayanlardan Alım Yapılması: Eğer bir işletme, vergi mükellefi olmayan kişi veya kişilerden mal veya hizmet satın alıyorsa, bu işlemi resmi kayıtlara geçirmek için ilgili belgenin düzenlemesi gerekmektedir. Bu, özellikle küçük işletmeler veya bireysel hizmet sağlayıcılarla yapılan işlemlerde sıkça karşılaşılan bir durumdur.
- Serbest Meslek Erbabına Ödeme Yapılması: Serbest meslek faaliyeti yürüten kişilere yapılan ödemeler, söz konusu pusula ile belgelendirilmelidir. Bu, avukat, doktor, mühendis gibi serbest meslek sahiplerine yapılan ödemeleri kapsar.
- Basit Usulde Vergilendirilen Mükelleflerden Sabit Kıymet Alımı: Eğer bir işletme, basit usulde vergilendirilen bir mükelleften sabit kıymet (örneğin, makine veya bina gibi) satın alıyorsa, bu işlem için de bir belge düzenlenmelidir. Bu, özellikle küçük ölçekli işletmeler arasındaki alım-satımlarda önem taşır.
- Gelir Vergisi Kanunu’ndaki İstisnalar: Gelir Vergisi Kanunu’nun 18. maddesinde belirtilen istisnalara dahil olan taraflardan yapılan alımlar da giderler için pusula kullanılmalıdır. Bu madde, belirli şartlar altında bazı işlemleri vergi dışı tutar ve bu tür işlemler için de pusula düzenlenmesi gereklidir.
Yukarıdaki durumlar, pusulanın düzenlenmesi gerektiğinde dikkate alınması gereken temel senaryoları oluşturur. Her bir durum, işletmelerin mali disiplinini ve vergisel uyumunu sağlar. Gider pusulası, bu işlemlerin resmiyet kazanmasını ve muhasebe kayıtlarında doğru bir şekilde yer almasını sağlar, böylece hem mali şeffaflık hem de vergisel sorumluluklar açısından önemli bir işlev görür.
Gider Pusulası Nasıl Düzenlenir?
Dijitalleşen dünyada “Gider pusulası nasıl kesilir?” sorusu da önem kazanmaktadır. Belgeyi düzenlemek durumunda olanlar ilk olarak vergi dairesinden izin almak zorundadır. Vergi dairesi, pusulayı düzenleyecek tarafın vergi levhasına göre izni düzenler. Daha sonra bu evrak Maliye Bakanlığı’ndan veya noterden alınabilmektedir.Hiçbir problemle karşılaşmayacak şekilde bu pusulayı kesmek oldukça önemlidir. İşletmelerin vergi yükümlülüklerini yerine getirebilmesi ve zarar görmemesi için pusulanın geçerli olması gerekir. Peki, bu belgede olması gereken bilgiler nelerdir?
Gider Pusulasında Olması Gereken Bilgiler
Giderler için düzenlenen bu belgenin geçerliliği için aşağıdaki bilgilerin eksiksiz yer alması gerekmektedir:
- Maliye Bakanlığı İl Kodu ve Logosu: Her hazırlanan belgede, Maliye Bakanlığı’na ait il kodu ve logo bulunmalıdır. Bu, belgenin resmiyetini ve geçerliliğini artırır.
- İşletme Bilgileri: Belgeyi düzenleyen işletmenin ticari unvanı, vergi numarası, bağlı olduğu vergi dairesi ve adres bilgileri mutlaka yer almalıdır. Bu bilgiler, gider pusulası hesaplama sürecinde ve vergisel işlemlerde önem taşır.
- Ürün veya Hizmet Bilgileri: Alım yapılan ürün veya hizmetin detayları, fiyatı, miktarı ve ödenen toplam tutar belirtilmelidir. Bu ayrıntılar, harcamanın doğruluğunu ve şeffaflığını sağlar.
- Belge İbareleri: Belge üzerinde ibare, seri ve sıra numarası gibi belgeye özgü bilgileri içermelidir. Bu, belgenin takibini ve doğruluğunu kolaylaştırır.
- Vergi Bilgileri: Stopaj vergisi tutarı, gelir vergisi oranı, kesinti miktarı, KDV tutarı ve oranı gibi vergisel bilgilerin yer alması zorunludur. Bu, vergi yükümlülüklerinin doğru hesaplanmasını sağlar.
- Ödeme Alanın Bilgileri: Ödeme yapılan tarafa ait ad, soyad, adres bilgileri ve imza alanları bulunmalıdır. Bu, ödemenin kim tarafından alındığını belgelemek için gereklidir.
- Nüsha Sayısı ve İmza: Belge, iki nüsha halinde düzenlenmeli ve her iki taraf da birer nüshayı elinde bulundurmalıdır. Tek nüsha durumunda belge geçersiz sayılır. Ayrıca belgeyi düzenleyen tarafın karşı tarafa imza attırması, belgenin geçerliliği için zorunludur.
Yukarıdaki bilgilerin tamamının yer aldığı bir pusula, hem mali disiplin hem de vergisel yükümlülükler açısından işletmeler için büyük önem taşır. Gider makbuzu olarak da bilinen bu belge, mali işlemlerin doğru ve şeffaf bir şekilde kaydedilmesini sağlar.
Gider Pusulası Düzenleme Mükellefleri
Belge düzenleme yükümlülüğü, Türkiye’deki çeşitli iş ve meslek grupları için Vergi Usul Kanunu’nun 234. maddesi temelinde belirlenmiştir. Bu yükümlülük, işletmelerin ve bireylerin vergisel sorumluluklarını yerine getirmelerinde önemli bir rol oynar. İlgili maddede belirtilen mükellefler arasında birinci ve ikinci sınıf tüccarlar bulunmaktadır. Bu tüccarlar, ticari faaliyetlerinin doğası gereği geniş çaplı işlemler gerçekleştiren ve bu işlemleri kayıt altına alması gereken kişi veya kuruluşlardır.
Defter tutma zorunluluğu bulunan serbest meslek erbapları da gider pusulası düzenlemekle yükümlüdür. Bu grup, avukatlar, doktorlar, mühendisler gibi profesyonel hizmetler sunan ve bu hizmetler karşılığında gelir elde eden bireyleri kapsar. Bu profesyoneller, yaptıkları harcamaları ve işlemleri doğru bir şekilde kaydetmek için ilgili belgeyi kullanmalıdır.
Çiftçiler, tarımsal faaliyetlerinden doğan giderleri kaydetmek için bu belgeyi düzenlemekle yükümlüdür. Tarımsal üretimde kullanılan malzeme ve hizmet alımları, bu pusula ile resmi kayıtlara geçirilir. Bu, hem vergisel yükümlülüklerin yerine getirilmesi hem de mali işlemlerin şeffaflığı açısından önemlidir. Kazançları basit usulde vergilendirilen taraflar da bu yükümlülüğe tabidir. Bu grup, genellikle küçük ölçekli işletmeleri ve basit mali yapıya sahip işletmecileri içerir. Bu tür işletmeler, giderlerini ve gelirlerini basit bir şekilde kayıt altına almak için ilgili belgeyi kullanır.
Gider Pusulasında Olması Gereken Stopaj Oranları
Belge, stopaj kesintisi yapılan gelir kalemlerinden birisidir. Çünkü bu pusula, herhangi bir mal veya hizmet alımı sonucunda gerçekleştirilen ödemeyi temsil eden resmi evraktır. Gider pusulasının stopaj oranları 2023 yılında Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından, önceki yıllarda olduğu gibi belirlenmiştir. Stopaj oranları, stopaj kesintisi yapılacak mal veya hizmetin türüne göre farklılık göstermektedir. Bu bağlamda Gelir Vergisi Kanunu 94. madde gereğince aşağıdaki stopaj oranları uygulanır:
- Esnaf muafiyeti bulunmayan ve vergi mükellefi olmayan, gerçek ya da tüzel kişi namına dükkan ya da ev gezerek prim ve komisyon kazancı elde eden satış temsilcilerinin ödemeleri %20
- Diğer hizmetler kapsamına dahil alımlarda %5
- Hizmet veya ürün bedelinin birbirinden ayrılmadığı diğer hizmet kapsamındaki alımlarda %10
- Hurda alımlarında %2
- Diğer mallar kapsamına dahil alımlarda %2
- Örgü, dokuma ürünler, kilim, havlu, çarşaf, turistik eşyalar, nakış işleri gibi ürünlerin ücretleri ile üretim hizmet bedelleri %2
Türkiye’nin en gelişmiş bulut ERP programı DİA ile, e-defter düzenlemek çok kolay. Eğer e-defter zorunluluğu kapsamında bir mükellefseniz ya da e-deftere gönüllü geçiş yapmak istiyorsanız, aşağıda yer alan formu doldurabilirsiniz. Böylece ekiplerimiz sizi en kısa sürede arayacaktır.
Önceki yazımıza https://www.edefterzorunlulugu.com/e-mustahsil-makbuzu-nedir-nasil-kesilir/ linkinden ulaşabilirsiniz.
