E-defter beratı, mali mührün defterle olan ilişkisinin bütünlüğünü değerlendirebilmek açısından önemli bir belgedir. Mükellefler, belgelerini mali mühürle onaylatarak gerekli olan berat adımını tamamlamış olurlar. GİB’in de kendi belgesini mevcut sisteme aktarmasını takiben berat dosyası oluşturma süreci de tamamlanır.
E-Defter Nedir, Nasıl Kullanılır?
E-defter, hem büyük defter hem de yevmiye defterinde yer alması gereken bilgilerin hepsini içeren elektronik kayıtların tamamıdır. Bu defterin VUK ve TTK’ya göre ticari faaliyeti bulunan mükellefler tarafından tutulması zorunludur.
Geleneksel matbu defterlerinin elektronik ortama aktarılmasıyla oluşturulan bu prosedür sayesinde mali kayıtlar çok daha güvenli, hızlı ve kolay bir şekilde tutulur. Uygulamaya geçtikten sonra işletmenin muhasebe kayıt içerikleri GİB’e gönderilmez. Yalnızca kayıt bilgilerinin özeti niteliğindeki beratın gönderilmesi yeterlidir.
E-defter zorunlulğu mali işleyişlerinizin yanı sıra tüm süreçlerinizi ve kayıtlarınızı tek bir tuş aracılığıyla GİB standartlarına uygun şekilde hazırlamanıza olanak tanır. DİA e-defter uygulamasının mükelleflere sunduğu özel avantajlar şunlardır:
- Tasarruf
Matbu basıma ihtiyaç duyulmayacağı gibi noterde onaylatma işlemine de gerek yoktur. Bu uygulamayla ayrıca kartuştan yazıcıya ve kargolamaya kadar birçok operasyonel süreç ortadan kalkar.
- Verimli ve Etkili İşleyiş
Bu uygulamayla hem hızlıca defter hazırlayabilir hem de olası bir hata durumunda anlık olarak düzenleme işlemi gerçekleştirebilirsiniz. Çalışanlar, zamanlarını hem verimli hem de etkin bir şekilde kullanırlar.
- Arşivleme Kolaylığı
Hazırlanan defterler; güvenli arşivleme ayrıcalığıyla kaybolma veya zarar görme gibi durumlardan etkilenmez, DİA platformu kapsamında güvenle ve yasal süresi boyunca arşivlenir. Bu dosyalara istediğiniz anda tekrar ulaşabilirsiniz.
- Doğa Dostu Çözümler
Matbu şekilde oluşturulan defterler için ağaçlar kesilmemiş olur.
- Hızlı Entegrasyon
Son derece hızlı bir veri akışıyla ERP, e-ticaret ve banka gibi entegrasyonlarla da dikkat çeker.
E-Defter Beratı Nedir?
E-defter beratı, kurum ve kuruluşların defterlerini dijital ortamda arşivlemelerine olanak tanıyan bir elektronik belge türüdür. Bu uygulamayla, matbu tabanlı defter tutma tekniği ortadan kalktığından defterlere dijital ortamdan ulaşabilmek son derece kolaydır.
Uygulamayı kullanan mükellefler, GİB’den aldıkları mühre sahip berat dosyalarını defter dosyalarıyla birlikte saklamakla yükümlüdürler. Berat ve defter dosyaları tek başlarına geçerli değildir. Bir defterin geçerlilik kazanabilmesi için ilişkili olduğu berat dosyasıyla birlikte değerlendirilmesi gerekir.
Ayrıca mükellefler, 2019 yılının Ocak ayı döneminden itibaren GİB’e gönderdikleri e-defter berat dosyalarıyla birlikte Defter Raporu Beratı adı verilen dosyayı da Başkanlığa iletmekle yükümlüdürler. E-defter beratı raporu, bir aylık zaman diliminde yalnızca tek parça olarak oluşturulan ve tüm ayın kebir defterlerinin birleşiminden hareketle hazırlanan bir belgedir.
Bu rapor, GİB tarafından belirlenmiş olan standartlara uygun olarak hazırlanır. Berat raporları e-defterlerin geçerlilik kazanabilmesi açısından önemlidir. E-defter berat raporu, firma bilgilerinden mali müşavir bilgilerine, vergi detaylarından mali mühre kadar birçok detayı kapsar. İlgili aya ait tüm beratlar, GİB’e beyan edilmektedir.
Beratı kullanabilmek için Gelir İdaresi Başkanlığı’na bağlı olan Defter Beyan Sistemi’ne kayıtlı olma şartı vardır. Kaydın tamamlanmasını takiben firmalara ait defterlerin dijital ortama aktarılarak sisteme yüklenmesi gereklidir.
Söz konusu işlemlerin daha hızlı ve kolay şekilde gerçekleştirilebilmesi için bir e-defter yazılımı ya da mali bir muhasebe yazılımı kullanılması idealdir. İşletmeler, e-defter beratıyla sisteme yüklenen defterlerin tamamını hem elektronik ortamda tutabilir hem de ihtiyaç duyulması halinde raporlayabilir.
Söz konusu uygulama, ülkemizde Vergi Usul Kanunu’nda belirtilen maddelerle zorunlu hale getirilmiştir. Bu doğrultuda bazı kriterlere sahip olan mükelleflerin bu uygulamayı kullanmaları zorunludur. Zorunluluk gerektiren durumlar, GİB tarafından belirlenerek ilan edilmektedir.
E-Defter Beratı Nasıl Alınır?
- Dosyalar, gerekli standart ve formata uygun olarak hazırlanır.
- Hazırlanan dosya, defter şema haliyle belirlenen kısma yerleştirilir.
- Daha sonra oluşturulan defter dosyası kapsamına göre mühürlenir veya imzalanır.
- Mühürlenmiş ya da imzalanmış olan defter dosyasının bazı bilgileri alınıp berat dosyası hazırlanır.
- Bu dosya da duruma göre mühürlenebilir veya imzalanabilir.
- Sonrasında dosyanın paketlenme işlemi tamamlanır.
- Hazırlanan paket dosya, edefter.gov.tr web sitesindeki e-deftere giriş yapılarak yüklenir.
- Berat dosyaları, GİB’in mali mührüyle mühürlendikten sonra ilgili kullanıcıların erişimine açılmaktadır.
E-Defter Beratları Nasıl Görüntülenir?
E-defter berat görüntüleme için aşağıdaki adımları takip edebilirsiniz:
- edefter.gov.tr web sitesine girerek indirilebilecek dosyaların bulunduğu alandan berat.xslt adlı dosyayı bilgisayarınıza yükleyin.
- Yüklediğiniz dosyayı elektronik şekilde ibraz ettiğiniz berat dosyasıyla aynı klasörün içine taşıyın.
- Son aşamada klasörde yer alan dosyaya sağ tıklayıp ‘birlikte aç’ komutunu kullanın. Buradan dilediğiniz internet tarayıcısını seçerek berat dosyalarınızı görüntülemeniz mümkündür.
E-Defter Beratları Ne Zaman, Nereye Yüklenir?
E-defter beratı yükleme süreleri, e-defter zorunluluğu bulunan firmaların mükellefleri tarafından merak edilen soruların başında gelir. Uygulamaya tabi olan mükellefler, yevmiye defteri ve defter-i kebir beratlarını ilgili ayın devamındaki üçüncü ayın son gününe kadar GİB portalına yüklemek zorundadırlar. 2 Sıra no’lu Elektronik Defter Genel Tebliği 3. maddesine göre;
- Gerçek kişilerin elektronik defterlerini, belirlenen tarihe kadar kendilerine ait olan güvenli e-imza veya mali mühürle imzalamaları gerekir.
- Tüzel kişilerin ise elektronik defterlerini, belirlenen tarihe kadar kendilerine ait olan mali mühürle onaylamaları yeterlidir.
E-defter berat iptali, e-defter berat süreleri ve e-defter zorunluluğu gibi daha kapsamlı bilgiler için DİA danışmanlığından faydalanabilirsiniz. Şirketinizin gelişiminde size destek olan DİA’nın online hizmetiyle belgelerinizi direkt iletebilir, 7×24 kesintisiz hizmet ve GİB’e online doğrudan entegrasyon avantajlarından yararlanabilirsiniz.
Önceki yazımıza https://www.edefterzorunlulugu.com/e-defter-nedir/ linkinden ulaşabilirsiniz.
